การตั้งค่าการกรองจดหมาย (Inbox Rule)

การตั้งค่าการกรองจดหมาย (Inbox Rules)

เมื่อต้องการกรองหรือคัดแยกจดหมายในกรณีที่ส่งมาจากบุคคลหนึ่งไปเก็บในโฟลเดอร์ที่ต้องการ โดยอัตโนมัติทันทีเมื่อเมลมาถึง

ตัวอย่าง ต้องการคัดแยกจดหมาย ใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายฯ ที่ส่งมาจาก cupayroll ไปเก็บยังโฟลเดอร์ cupayroll

1. Setting เลือก options

 

2. หัวข้อ Organize email เลือก Inbox rules คลิก + เลือก Move message from one to a folder...

 

3. ใส่รายละเอียดของ rules

  1. พิมพ์ชื่อ rule ตามต้องการ เช่น CUPAYROLL
  2. คลิก select people พิมพ์อีเมลว่าส่งมาจากอีเมลใด เช่น cupayroll@chula.ac.th แล้วคลิก OK
  3. คลิก select one เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ เช่น cupayroll แล้วคลิก OK (ในกรณีที่ยังไม่มีโฟลเดอร์ที่ต้องการ สามารถสร้างใหม่โดยคลิก new folder แล้วพิมพ์ชื่อโฟลเดอร์)

 

4. เมื่อสร้างเสร็จก็จะปรากฎดังภาพ หากต้องการแก้ไขหรือลบสามารถทำได้

ข้อควรระวัง

  1. rule อาจส่งผลกระทบในการรับเมลได้ ควรตรวจสอบอย่างละเอียดว่าอีเมลถูกต้องหรือโฟลเดอร์ถูกต้องหรือไม่
  2. กรณีที่มีการสร้าง rule หลายข้อให้ตรวจสอบลำดับด้วย เพราะการทำงานของ rule จะเรียงจากลำดับบนลงล่าง (สามารถเปลี่ยนลำดับได้โดยคลิก rule ที่ต้องการแล้วคลิก ลูกศรขึ้นลง)